Umlaufbeschluss – Möglichkeit der schriftlichen Abstimmung

Sofern sämtliche Gesellschafter einverstanden sind, ist eine schriftliche Beschlussfassung zulässig. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zu den Voraussetzungen sowie zu den auf Gesellschaftsrecht online vorhandenen Mustern.

Zulässigkeit der Beschlussfassung

Eine schriftliche Abstimmung ist zulässig, sofern sämtliche Gesellschafter in der Angelegenheit gleicher Meinung sind oder sich mit der Abstimmung im schriftlichen Wege einverstanden erklären (§ 34 Abs 1 GmbHG). Das Mehrheitsverhältnis bei schriftlichen Abstimmungen ist nicht nach der Zahl der abgegebenen, sondern nach der Gesamtzahl der insgesamt vorhandenen Stimmrechte zu ermitteln. Beteiligt sich ein Gesellschafter nicht an der Abstimmung, wirkt sich dies wie eine Gegenstimme aus.

Gestaltungsformen einer schriftlichen Beschlussfassung

Das Gesetz sieht zwei Varianten einer Beschlussfassung außerhalb einer Generalversammlung vor:

in Schriftform erklärtes Einverständnis sämtlicher Gesellschafter mit der zu treffenden Bestimmung, also einvernehmliche Stimmabgabe für den vorliegenden Beschlussantrag
in Schriftform erklärtes Einverständnis sämtlicher (auch nicht stimmberechtigter) Gesellschafter mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen (in dieser Variante besteht somit nur Einigkeit über den Abstimmungsmodus, während in der Sache selbst unterschiedliche Meinungen bestehen können)

Was darf im Umlaufverfahren beschlossen werden

Gemäß §§ 34f GmbHG dürfen im Umlaufverfahren beschlossen werden:

Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses
Verteilung des Bilanzgewinnes
Entlastung der Geschäftsführer sowie eines allfälligen bestehenden Aufsichtsrates
Einforderung von Einzahlungen auf die Stammeinlagen
Rückzahlung von Nachschüssen
Entscheidung, ob Prokura oder Handlungsvollmacht zum gesamten Geschäftsbetrieb erteilt werden darf
Maßregeln zur Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung
Geltendmachung von Ersatzansprüchen gegen die Geschäftsführer, deren Stellvertreter oder den Aufsichtsrat
Abschluss von Verträgen, durch welche die Gesellschaft vorhandene oder herzustellende, dauernd zu ihrem Geschäftsbetrieb bestimmte Anlagen oder unbewegliche Gegenstände für eine den Betrag des fünften Teils des Stammkapitals übersteigende Vergütung erwerben soll

Was darf nicht im Umlaufverfahren beschlossen werden

Im Umlaufverfahren dürfen keine Beschlüsse über Tätigkeiten gefasst werden, die einer außerordentlichen Generalversammlung vorbehalten sind. Solche Beschlüsse stellen zB die Liquidation der Gesellschaft sowie die Änderung des Gesellschaftsvertrages dar.

Darüber hinaus dürfen keine Beschlüsse gefasst werden, wenn

die Frage der Zulässigkeit des Umlaufverfahrens nicht von allen Gesellschaftern eindeutig und zweifelsfrei für die Geschäftsführung beantwortet wird sowie
das Umlaufverfahren nicht innerhalb der von der Geschäftsführung gesetzen Frist abgewickelt wird.

Durchführung der Abstimmung

Beschlussantrag

Eingeleitet werden kann die schriftliche Abstimmung durch jeden Gesellschafter aber auch durch die Geschäftsführer. Der Beschlussantrag bedarf keiner bestimmten Form. Das vorgesehene Schriftformerfordernis bezieht sich ausdrücklich nur auf die Einverständniserklärungen, nicht aber auch die Antragsformulierung.

Stimmabgabe

Bestimmungen über den Wortlaut der Stimmabgabe bestehen nicht. Entscheidend ist lediglich die Bestimmheit des Erklärungsinhalts. Hilfreich ist jedenfalls die ausdrückliche Bezugnahme auf einen Beschlussantrag oder die konkrete Beschreibung, für welchen Antrag die Stimme abgegeben wird. Der Erklärungsinhalt muss erkennen lassen, ob es sich nur um eine vorläufige Meinungsäußerung oder bereits um die verbindliche und endgültige Stimmabgabe handelt. Die Stimmabgabe ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung und erlangt daher erst mit Zugang Wirksamkeit. Bis zum Zugang kann sie somit noch widerrufen werden.

Adressat

Wie bei einer normalen Stimmabgabe ist die Gesellschaft auch Adressat einer schriftlichen Stimmabgabe.

Schriftform der Erklärung

Die Schriftform erfüllt eine Warnfunktion. Dem Gesellschafter soll der rechtsverbindliche Charakter seiner Erklärung und die mit der beabsichtigten Regelung verbundenen Folgen klar werden. Dadurch soll unbedachten und übereilten Zustimmungerklärungen vorgebeugt werden.

Voraussetzungen

Gewahrt wird die Schriftform durch jede lesbare Erklärung des Gesellschafters. Eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich, sodass auch Fax oder E-Mail in Betracht kommen. Der schriftliche Gesellschafterbeschluss kommt mit Zugang beim Initator wirksam zustande. Eine förmliche Feststellung ist nach der herrschenden Lehre für das Zustandekommen eines Beschlusses nicht erforderlich. Die Feststellung des Beschlussergebnisses ist jedenfalls vorläufig verbindlich. Unter Anwesenden kann ebenfalls schriftlich abgestimmt werden.

Weitere Informationen

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