02.06.2025 | Arbeitsrecht | ID: 1199310

Betriebsveranstaltungen ohne Steuerfalle: So bleiben Sie steuerfrei!

Damit Ihre nächste Betriebsveranstaltung keine steuerlichen Fallstricke birgt: Welche Aufwendungen haben Sie pro Mitarbeiter im Rahmen des Steuerfreibetrags zu berücksichtigen?

Betriebsveranstaltung – Allgemeines

Der Vorteil aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung (zB Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, kulturelle Veranstaltungen, Betriebsfeiern) ist bis zu einem Betrag von EUR 365,–, jährlich steuer- und SV-beitragsfrei. Für empfangene Sachzuwendungen können zusätzlich EUR 186,– jährlich steuer- und SV-beitragsfrei bleiben.

Überwiegend eigenbetriebliche Interessen

Bei der Frage, welche konkreten Kosten bei den geldwerten Vorteilen aus Betriebsveranstaltungen beim steuerfreien Freibetrag zu berücksichtigen sind, orientiert sich das BFG (RV/7102103/2022) - mangels eigener höchstgerichtlicher Rechtsprechung - an der ständigen Judikatur des deutschen BFH.

Bei Vorteilen, die der Arbeitgeber bei üblichen Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflügen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse gewährt, handelt es sich nicht um Einnahmen des Arbeitnehmers.

Überwiegend eigenbetrieblichen Interesse dienen insbesondere der Förderung des Teamgeists, des internen Austauschs und der Verbesserung des Betriebsklimas. Dabei ist es unerheblich, ob

• die Veranstaltungen innerhalb oder außerhalb der Arbeitszeit stattfinden,
• sie von einem Betriebsrat organisiert werden oder
• mehrere Tage dauern.

Welche Aufwendungen sind nun pro Dienstnehmer (nicht) zu berücksichtigen?

Nur unmittelbare Konsumationsvorteile (Speisen, Getränke, Musik) begründen einen geldwerten Vorteil, der zu erfassen ist.

Allgemeine Kosten der Betriebsveranstaltung (etwa Mietaufwendungen, organisatorische Kosten eines Eventveranstalters, Hotel- und Reisekosten) bleiben hingegen unberücksichtigt, da sie keine individuelle Bereicherung darstellen.

Eine pauschale Verteilung der Betriebsveranstaltungskosten auf alle Mitarbeiter – auch auf jene, die nicht tatsächlich teilgenommen haben – widerspricht dem Erfordernis einer konkreten Zurechnung; dh eine Verteilung auf Nicht-Teilnehmende ist unzulässig.

Betriebstveranstaltung: Was sollten Sie nun konkret beachten?

Als Arbeitgeber sollten Sie folgende Fehler vermeiden:

• Pauschale Verteilung der Kosten: Kosten pauschal auf alle Beschäftigten – auch Nicht-Teilnehmende – umzulegen, verstößt gegen das Erfordernis der konkreten Zurechnung.
• Mangelnde Dokumentation: Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen zu Datum, Ort, Teilnehmerliste und Art der Leistungen (Speisen, Getränke, Programm) erschweren die GPLA-Prüfung und können zu Nachforderungen führen.
• Einbeziehung allgemeiner Veranstaltungskosten: Location-, Reise- oder Organisationskosten als geldwerten Vorteil den Arbeitnehmer zuzurechnen, obwohl diese Ausgaben keine individuelle Bereicherung darstellen und daher nicht lohnrelevant sind.
• Überschreiten der Freigrenze: Den Freibetrag von EUR 365,– durch zu teure Einzelleistungen überschreiten.
• Vermischung von Sachzuwendungen und Betriebsveranstaltung: Für Sachzuwendungen (zB Gutscheine oder Präsente) im Rahmen der Veranstaltung gilt die separate Freigrenze von EUR 186,–.