06.03.2023 | HR-Management | ID: 1132254

Leitfaden zum Vorstellungsgespräch

Holen Sie sich in diesem Beitrag wertvolle Tipps zum Führen eines Vorstellungsgesprächs: Von den geeigneten Räumlichkeiten über die richtige Vorbereitung bis hin zum Gesprächsverlauf.

Im Wesentlichen sind zwei Parameter besonders bedeutsam, einerseits die Vorbereitung und andererseits die Gesprächsführung selbst. Häufig wählen Unternehmen die Aufteilung in zwei Einzelgespräche. Zum Beginn kommt es zum Gespräch mit einem Vertreter der HR-Abteilung oder der Geschäftsleitung, während das zweite Gespräch durch den künftigen Vorgesetzten erfolgt. Die Unterhaltungen müssen so koordiniert werden, dass sich nicht unnötige Überschneidungen bilden. Auch die Vorstellung unter Sechs-Augen ist möglich und reduziert den Zeitaufwand für alle Beteiligten.

Tipps zu Räumlichkeiten und Gesprächsführung

Im Allgemeinen sollten für Vorstellungsgespräche zwischen 30 und 60 Minuten eingeplant werden. Die Zeit ist zu reduzieren, wenn mehrere Gespräche hintereinander folgen. Grundsätzlich gilt, je verantwortungsvoller eine Position, desto länger die Bewerbungsphase und somit auch intensiver das Vorstellungsgespräch.

Das Vermeiden von Störungen und Unterbrechungen ist so weit als möglich zu vermeiden, da dies auch ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen kann. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Sitzordnung nicht so gestaltet ist, dass ein krasses Missverhältnis zwischen Arbeitgeber und Interessent entsteht. Während der Bewerber einen Platz auf einem kleinen Stuhl einnimmt, sollte sein Gegenüber nicht etwa auf einem erhöhten, thronähnlichen Stuhl Platz nehmen. Seminarräume oder Ähnliches haben sich in der Praxis gut bewährt. Auch frontale Positionen haben sich als nicht ideal herausgestellt. Der wichtigste Aspekt ist aber das Gespräch bzw die Gesprächsführung auf Augenhöhe, wobei gerade der Verhörcharakter extrem schädlich ist.

Vorbereitung unbedingt erforderlich! 

Der Gesprächsvorbereitung ist aus zahlreichen Gründen unerlässlich. Alle wesentlichen, bereits dem Interviewer zugegangenen Informationen müssen diesem bekannt sein, ohne dass ein permanentes Nachblättern in den Unterlagen erforderlich ist. Aus diesem Grund sollte auch kurz vor dem tatsächlichen Gespräch noch einmal eine kurze Durchsicht erfolgen, wodurch Peinlichkeiten vermieden werden können, wie im schlimmsten Fall die Verwechslung mit anderen Bewerbern.
Folgende Unterlagen sind zu studieren bzw auch zum Gespräch mitzubringen:

• Bewerbungsunterlagen
• Anforderungsprofil
• Vorbereitete Fragen
• Firmenunterlagen
• Stellenbeschreibung

Die Position des Bewerbers ist in den meisten Fällen schwächer, dies soll jedoch nicht verdeutlicht werden bzw zum Ausdruck kommen. Es soll vielmehr eine Atmosphäre herrschen, die beide Gesprächspartner in einem gemeinsamen Ziel vereint. Es ist nicht wegzudenken, den Bewerber als Gast und somit höflich und zuvorkommend zu behandeln. Noch ist der Bewerber nicht Teil des Unternehmens, deshalb ist ein grundsätzliches Verhalten wie zu einem gerne gesehenen Gast zu empfehlen. Das bedeutet, vorbereitet zu sein, keine Wartezeiten erforderlich zu machen und die Begleitung durch die Räumlichkeiten sicher zu stellen. Sehr zuvorkommend ist es auch, zu Beginn eine unverfängliche oder grundsätzliche Frage zu stellen, um die möglicherweise angespannte Situation etwas zu verbessern. Es empfiehlt sich, dem Bewerber für die ordentliche Versendung der Bewerbungsunterlagen zu danken.

Das Kerngespräch

Der Bewerber sollte zu Beginn kurz darüber aufgeklärt werden, was in zeitlicher und organisatorischer Sicht geplant ist. Das Ziel ist es, in erster Linie eine gute Gesprächsbasis zu etablieren, die beiden Seiten eine möglichst komfortable Ausgangsposition verschafft. Anfängliche Unsicherheiten sollten somit frühestmöglich fallen gelassen werden können.

Die Gesprächsführung sollte aber immer auch von der zu besetzenden Position abhängen. Bei Positionen, die viel Kontaktfreude erfordern, sowie bei Führungspositionen kann die Schaffung der Gesprächsbasis auf ein Minimum reduziert werden, weil diese Personen die Fähigkeit mitbringen müssen, auch unter stressigen Bedingungen einen gelungenen Gesprächsverlauf führen zu können. Bei Personen, die dies nicht erfordern, müssen die Bemühungen dahingehend verstärkt erfolgen. In weiterer Folge sollte jedoch die Gesprächstätigkeit des Gesprächsführers verringert stattfinden, da dies andernfalls dazu führen kann, zu wenige Eindrücke gewinnen zu können. Das Heft gehört in die Hand des sich Vorstellenden.

Der Gesprächsverlauf

Der Gesprächsverlauf wird vom Fragesteller geleitet, der, wie schon angedeutet, Fragen stellt, um die relevanten Themengebiete nach und nach abzudecken. Es gilt hierbei Interesse zu zeigen und gezielt auf einzelne Aussagen eingehen. Dadurch gelingt die erwünschte Vertiefung des Gesprächs. Bleiben alle Aussagen unkommentiert und unreflektiert, kann dies den Eindruck eines lediglich vorgespielten Interesses führen. Ja/Nein-Fragen sind so weit wie möglich zu vermeiden, da diese bei häufiger Stellung den Gesprächsverlauf hemmen. Idealerweise werden somit überwiegend offene Fragen gestellt. Die Frage nach Beweggründen, Motivationen (Warum, Wieso) ist hierbei eine Möglichkeit. Offene Fragen ermöglichen einen Eindruck über persönliche Erfahrungen, Gefühle, Ansichten, Werthaltungen, Beweggründe und vieles mehr. Es hat sich durchaus bewährt, Vertiefungsfragen zu stellen, sofern diese von Relevanz sind. Auch dies fördert den guten Gesprächsverlauf. 

Der gute Verlauf eines Vorstellungsgesprächs hängt auch davon ab, an Aussagen und Stichworte der Bewerbenden anknüpfen zu können. Fallen dem Gesprächsführer keine Fragen ein, wiederholt sich dieser oder herrscht oft langes Schweigen, ist dies immer auch ein Fehler des Gesprächsführers, sei es mangels Vorbereitung oder mangels Erfahrung. Gerade eine mangelnde Erfahrung des Interviewers kann durch eine bessere Vorbereitung kompensiert werden.

Der Feind eines gelungenen Vorstellungsgespräches ist die Oberflächlichkeit. Gerade allgemeine Aussagen von Bewerbern ermöglichen eine tiefere „Bohrung“, wodurch auch die Einstellungen und Ansichten sowie die persönliche Haltung der Bewerbers leichter zu Tage gefördert werden kann.

Damit keine wesentlichen Bereiche vergessen werden, muss das Gespräch nach einem geplanten Ablauf organisiert sein. Es empfiehlt sich ein auf die Situation angepasster Gesprächsleitfaden. Abhängig vom Bewerber und der zu besetzenden Position sind die einen oder anderen Punkte wichtiger und erfordern eine tiefergehende, sorgfältigere Behandlung, während andere vernachlässigt oder ganz gestrichen werden können.

Ein solcher Gesprächsleitfaden ist lediglich eine Richtschnur und kein Prozessablauf und sollte flexibel gestaltet sein. Zum Schluss genügt dann ein Blick, ob es noch offene Thematiken gibt, deren Behandlung bislang zu kurz gekommen ist.

Verbotene Verhaltensweisen

Allgemein gesprochen dürfen im Vorstellungsgespräch nur Fragen gestellt werden, die in Bezug zu der angestrebten Tätigkeit stehen und sich auf die Eignung des Bewerbers beziehen. Dies sind insbesondere Fragen nach der Ausbildung, den bisher ausgeübten Tätigkeiten und nach anderen relevanten Fachkenntnissen. Hier besteht auch Wahrheitspflicht, da im Hinblick auf eine daraus resultierende Anstellung auch ein Vertragsabschluss im Raum steht.

Selbstverständlich hat aber der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran, sich so genau wie möglich über einen Bewerber zu informieren, da er im Falle eine Fehlbesetzung auch mit den wirtschaftlichen Konsequenzen leben muss. Dem gegenüber stehen die Persönlichkeitsrechte des Bewerbers, die jedenfalls nicht verletzt werden dürfen. Aus diesem Grund hat der Arbeitgeber all jene Fragen, die in keinem direkten Zusammenhang mit der angebotenen Arbeitsstelle stehen, schon aufgrund gesetzlicher Vorschriften zu unterlassen. Gegeben der Fall, dass eine Verweigerung der Antwort auf eine unzulässige Frage die Chancen auf den Erfolg der Bewerbung gefährden würde, räumt die Rechtsprechung dem Arbeitnehmer sogar die Möglichkeit ein, die Unwahrheit zu sagen.