Dokument-ID: 917378

Josef Schaffer | News | 16.05.2017

Betriebsbegehungen als Sicherheitsfachkraft – Teil 3

DI Josef Schaffer beleuchtet im dritten Teil näher das Thema Dokumentation (Dokumentationsarten, Inhalte und Umfang) und gibt dabei hilfreiche Tipps für die Praxis, z. B. zu einer „Maßnahmen-App“.

Einflussfaktoren Organisation

Entgegen den bisherigen Teilen der Beitragsreihe hängen diese Themen nicht mit der Funktion der SFK im Betrieb zusammen. Egal ob externe oder interne SFK’s gibt es hier grundsätzlich keine Unterschiede, wenngleich sich die Problemfelder doch unterscheiden.

  • Externe SFK‘s – hier ist es üblich, dass über jede Begehung ein eigener Besuchsbericht erstellt wird. Hier wird neben den vorgeschlagenen Maßnahmen auch ein kurzer Tätigkeitsbericht erstellt.
  • Interne SFK’s mit oder ohne Linienfunktion – in den wenigsten Fällen wird ein Bericht von Begehungen erstellt. Dies hängt auch mit den bereits besprochenen meist unregelmäßigen Begehungen und „Feuerwehrfunktion“ zusammen. Wenn etwas verschriftlicht wird, sind es meist Anweisungen (meist per email) an die für die Umsetzung Zuständigen.

Dadurch ergeben sich meist keine Diskussionen mit dem Arbeitsinspektorat, jedoch für die interne Kommunikation wäre es oft hilfreich, wenn der obersten Leitung nachgewiesen werden könnte, wann die SFK was gemacht hat

Maßnahmen:

Machen Sie auch als interne SFK einen kurzen Bericht über die erfolgten Begehungen. Es reichen meist Datum, Ort, Ansprechpartner und in Stichworten die Feststellungen und Maßnahmen.

Tipp:

Gute Erfahrung haben wir mit einer „Maßnahmen-App“ gemacht. Hier erfolgt einfach und nachweisbar eine Dokumentation der Feststellungen und deren Umsetzung. Machen Sie einen Test: http://www.capreos.com

Dokumentationsarten

Wie die Überschrift bereits suggeriert, sprechen wir jetzt über jene, die ihre Tätigkeit auch entsprechend dokumentieren.

Wie Sie sich vorstellen können, gibt es hier eine Vielzahl an Möglichkeiten: Word, Excel, Outlook, Datenbanksysteme oder eventuell auch nur handschriftliche Notizen.

Die Mindestanforderungen sind zumeist: Lesbarkeit, Möglichkeit der Verteilung, Ablage zur Rechtfertigung vor Behörden und dem Chef.

Datenbanksysteme bringen zumeist den Zusatznutzen, dass man Abfragen durchführen und Jahresberichte erstellen kann.

Maßnahmen:

Legen Sie einen Standard fest. Jede Form hat unterschiedliche Vor- und Nachteile, welche hier den Rahmen sprengen würde. Zumindest ein Formblatt zur handschriftlichen Ergänzung ist notwendig.

Inhalte und Umfang

Auch hier gehen die in der Praxis angetroffenen Beispiele weit auseinander. Bei den Anforderungen sind die gesetzlichen Notwendigkeiten, die firmeninternen Anforderungen und insbesondere die persönlichen Vorstellung und Arbeitsweise der SFK ausschlaggebend.

Erfahrungsgemäß findet man Datenbanksysteme bei internen SFK’s ohne Linienfunktion und bei externen SFK’s, welche in größeren sicherheitstechnischen Zentren arbeiten.

Durchwegs wird bei allen Systemen versucht, mit einer kurzen Beschreibung (teilweise mit Bildern unterstützt) das Problem oder die Feststellung zu beschreiben und zumeist in Stichworten die mögliche Maßnahme zu beschreiben. Vorbild sind durchwegs die Dokumente der AUVA.

Maßnahmen:

Versuchen Sie eine Form der Dokumentation zu wählen, damit über die Zeit der Betreuung die Leistung der Organisation dargestellt werden kann.

Die Dokumentation ist das sichtbare Zeichen Ihrer Tätigkeit!!

Mehr Informationen zum Thema Betriebsbegehung

Betriebsbegehungen als Sicherheitsfachkraft – Teil 1

Betriebsbegehungen als Sicherheitsfachkraft – Teil 2